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KI-Assistenten beantworten Fragen von Technikern zunehmend direkt aus Handbüchern und Servicedokumenten. Wie gut diese Antworten sind, entscheidet die Dokumentation. Unser Whitepaper zeigt an fünf Prinzipien und konkreten Vorher-nachher-Beispielen, wie Sie technische Dokumentation so aufbauen, dass Menschen und KI-Systeme sie gleichermaßen nutzen können.
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Ab dem 20. Januar 2027 dürfen Hersteller Betriebsanleitungen nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 digital bereitstellen. Für viele Redaktionen ist das ein Anlass, ihre Vorlagen zu überarbeiten.
Gleichzeitig ändert sich, wer diese Anleitungen liest. Laut einer Bitkom-Befragung vom September 2026 setzen bereits 57 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland künstliche Intelligenz ein. In Service und Instandhaltung heißt das: Techniker fragen einen KI-Assistenten, statt im PDF zu blättern. Ob die Antwort stimmt, hängt weniger vom KI-Modell ab als von der Quelle. Wer seine Vorlagen ohnehin für die digitale Anleitung überarbeitet, macht sie am besten im selben Schritt KI-gerecht.
Ein Techniker liest eine Seite im Zusammenhang und erkennt an Layout, Farben und Position, was zusammengehört. Ein KI-Assistent dagegen wählt einzelne Abschnitte aus und verarbeitet nur, was als Text vorliegt. Legenden in Grafiken, Tabellen aus losen Textfeldern oder ein Geltungsbereich, der nur auf Seite 2 steht, gehen dabei verloren. Die gute Nachricht: Das PDF muss nicht ersetzt werden. Es kommt darauf an, wie es aufgebaut ist.
Was ein Techniker aus einem Bild ablesen soll, gehört zusätzlich als Text ins Dokument. Was sich im PDF nicht markieren lässt, existiert für die KI nicht.
Eine Angabe pro Zelle, eine Zeile pro Ursache und Abhilfe, Bedingungen direkt zum Wert statt in die Fußnote.
Für welche Maschine ein Abschnitt gilt und wohin ein Verweis führt, gehört in den Abschnitt selbst.
Fehler-, Ersatzteil- und Variantenlisten als Tabelle pflegen und das PDF daraus erzeugen.
Eine Synonymliste verbindet die Begriffe im Handbuch mit denen, die Techniker tatsächlich verwenden.
Zwei Fragen genügen für den ersten Check: Lässt sich der Text mit der Maus markieren? Ist der Abschnitt ohne den Rest des Kapitels verständlich? Lautet eine Antwort „Nein“, kann auch ein KI-System die Information nicht zuverlässig nutzen.
Für Leiterinnen und Leiter der Technischen Dokumentation, Technische Redaktionen sowie Service- und Produktteams bei Maschinen- und Anlagenbauern und Betreibern, die KI-Assistenten, Volltextsuche oder Serviceportale einsetzen oder planen.
Nein. Das PDF bleibt das freigegebene Format. Die Prinzipien setzen bei Vorlage und Aufbau an.
Nein, für jedes KI-System, jede Volltextsuche und jedes Serviceportal.
Bei der Vorlage: Änderungen dort wirken in jedem neuen Dokument. Die Checkliste im Whitepaper zeigt die Reihenfolge.
Mehr Hintergründe und Beispiele liefert der Blogartikel von unserem Gründer und CPO Arturo: So optimieren Sie Ihre technische Dokumentation für KI.
Sie möchten wissen, wo Ihre eigene Dokumentation steht? Senden Sie uns ein Beispieldokument an ask@knowron.com. Wir prüfen es kostenlos anhand der Kriterien aus dem Whitepaper.
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